دانلود   پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي

توضیحات محصول

دانلود پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي با فرمت ppt ودر56 اسلاید قابل ویرایش

قسمتی از متن پاورپوینت دستورالعمل بايگاني موضوعي

مقدمه

بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاييك سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايدبه سه نكته توجه شود .

1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت )

2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و…)

3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود )

(( تعاريف و اصطلاحات ))

ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظتاسناد و مدارك ، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد .

ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مداركطبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود .

تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زماننگهداري اسناد :

•1- بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود .

• طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده يا سند قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند .

•2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود .

• مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود .

•3 ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي شوند .

توضيح :

•1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند .

• 2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود .

تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد :

•الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي‌گيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود .

•ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين شيوه علاوه بر بايگاني مركزي‌، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند .

•ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند .